Privacyverklaring

NovaTax B.V. hecht grote waarde aan de bescherming van uw privacy en de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, hoe wij hiermee omgaan en welke rechten u heeft.

1. Wie zijn wij?

NovaTax B.V. is gevestigd aan Industrieweg 126, 3044 AT Rotterdam en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96875607. Wanneer in deze privacyverklaring wordt gesproken over "NovaTax", "wij", "ons" of "onze", wordt hiermee NovaTax B.V. bedoeld.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

• cliënten en voormalige cliënten;
• potentiële cliënten;
• contactpersonen van zakelijke relaties;
• leveranciers en dienstverleners;
• bezoekers van onze website;
• sollicitanten;
• personen waarvan wij persoonsgegevens verwerken in het kader van onze dienstverlening;
• uiteindelijk belanghebbenden (UBO's), bestuurders en aandeelhouders van cliënten.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

Identificatiegegevens

• naam en voorletters;
• geboortedatum;
• geslacht;
• nationaliteit;
• kopie legitimatiebewijs;
• BSN indien wettelijk vereist.

Contactgegevens

• adresgegevens;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• bedrijfsgegevens;
• functiegegevens.

Financiële gegevens

• bankrekeningnummers;
• salarisgegevens;
• inkomensgegevens;
• omzet- en winstgegevens;
• belastinggegevens;
• financiële administratie.

Ondernemingsgegevens

• KvK-gegevens;
• aandeelhoudersinformatie;
• UBO-gegevens;
• fiscale identificatienummers;
• btw-nummers.

Digitale gegevens

• IP-adressen;
• websitegebruik;
• browsergegevens;
• logbestanden;
• communicatie via e-mail, websiteformulieren of klantportalen.

Overige gegevens

Voor zover noodzakelijk voor onze dienstverlening kunnen wij ook andere persoonsgegevens verwerken die door u worden verstrekt of die wij uit openbare bronnen verkrijgen.

4. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens:

• rechtstreeks van u;
• via onze website;
• via e-mail of telefonisch contact;
• via boekhoud- en administratiesoftware;
• via de Kamer van Koophandel;
• via de Belastingdienst;
• via openbare registers;
• via banken of financiële instellingen;
• via zakelijke netwerken zoals LinkedIn;
• via andere adviseurs indien u hiervoor toestemming heeft gegeven.

5. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer hiervoor een wettelijke grondslag bestaat.

Voor het uitvoeren van onze dienstverlening

• financiële administraties;
• boekhoudkundige werkzaamheden;
• salarisadministraties;
• belastingaangiften;
• jaarrekeningen;
• fiscale advisering;
• financieel advies;
• correspondentie met overheidsinstanties;
• ondersteuning bij ondernemingsvraagstukken.

Voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten

• offertes;
• opdrachtbevestigingen;
• facturatie;
• debiteurenbeheer;
• communicatie met cliënten.

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

• fiscale wetgeving;
• Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);
• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
• bewaarplichten vanuit fiscale regelgeving.

Voor kwaliteits- en veiligheidsdoeleinden

• fraudepreventie;
• informatiebeveiliging;
• cyberveiligheid;
• kwaliteitscontrole;
• interne audits;
• klachtenafhandeling.

Voor marketing en relatiebeheer

• nieuwsbrieven te versturen;
• relaties te informeren over nieuwe diensten;
• uitnodigingen voor evenementen of bijeenkomsten te versturen.

U kunt zich hiervoor altijd afmelden.

6. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

NovaTax verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

• uitvoering van een overeenkomst;
• wettelijke verplichting;
• toestemming;
• gerechtvaardigd belang.

Wanneer wij ons baseren op toestemming, kunt u deze toestemming altijd intrekken.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

NovaTax verkoopt persoonsgegevens nooit aan derden. Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

• de Belastingdienst;
• UWV;
• pensioenuitvoerders;
• banken;
• salarisverwerkers;
• cloud- en softwareleveranciers;
• IT-dienstverleners;
• advocaten;
• notarissen;
• accountants;
• toezichthouders;
• andere instanties indien dit wettelijk verplicht is.

Wanneer derden namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij, waar vereist, verwerkersovereenkomsten af.

8. Internationale doorgifte

In sommige gevallen kunnen persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte. Indien dit gebeurt zorgen wij ervoor dat passende beveiligingsmaatregelen worden getroffen overeenkomstig de AVG.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Als uitgangspunt hanteren wij onder meer de volgende bewaartermijnen:

• administratieve en fiscale dossiers: minimaal 7 jaar;
• Wwft-documentatie: minimaal 5 jaar na einde relatie;
• salarisadministratie: conform wettelijke bewaartermijnen;
• sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding van de procedure, tenzij toestemming is gegeven voor langere bewaring;
• marketinggegevens: totdat u zich afmeldt.

Indien wetgeving langere bewaartermijnen voorschrijft zullen wij deze naleven.

10. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

NovaTax neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• onbevoegde toegang;
• misbruik;
• ongeoorloofde wijziging;
• vernietiging;
• openbaarmaking.

Wij maken onder andere gebruik van:

• versleutelde verbindingen;
• toegangsbeveiliging;
• tweefactorauthenticatie;
• beveiligde cloudomgevingen;
• back-ups;
• antivirus- en monitoringsystemen.

11. Uw rechten

Onder de AVG heeft u verschillende rechten. U kunt verzoeken om:

• inzage;
• correctie;
• verwijdering;
• beperking van verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens;
• bezwaar tegen verwerking;
• intrekking van toestemming.

Wij zullen een verzoek beoordelen en hier binnen de wettelijke termijn op reageren.

12. Cookies

Onze website kan gebruikmaken van functionele, analytische en marketingcookies. Voor zover wettelijk vereist vragen wij vooraf toestemming voor het plaatsen van cookies. Meer informatie hierover is opgenomen in onze cookieverklaring.

13. Klachten

Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met NovaTax. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Wijzigingen

NovaTax behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website. Wij adviseren u deze verklaring regelmatig te raadplegen.

15. Contactgegevens

NovaTax B.V. — Industrieweg 126, 3044 AT Rotterdam — KvK: 96875607 — E-mail: info@novatax.nl — Website: www.novatax.nl